فرض کنید که این اولین بار است که شرکت شما در یک نمایشگاه حضور دارد و می‌خواهید محصولات جدید خود را به بازار معرفی کنید. برای حضور موفق در این نمایشگاه، تحقیقات زیادی در مورد نحوه ارائه محصولات، طراحی مناسب برای غرفه، و نحوه استفاده از نورپردازی جذاب برای جلب توجه بیشتر انجام داده اید. حالا وقت آن رسیده که افرادی را انتخاب کنید که قادر به مدیریت غرفه شما باشند و این افراد باید به ویژگی‌های خاصی دارا باشند.
در این مقاله، ما در مورد اهمیت انتخاب تیم نمایشگاهی مناسب برای مدیریت غرفه نمایشگاه صحبت خواهیم کرد. چرا که همانند هر کار دیگری در زندگی، گاهی اوقات اتفاقات غیرمنتظره‌ای رخ می‌دهد و شما باید برای مقابله با آن آماده باشید.
تیم نمایشگاهی چیست؟
تیم نمایشگاهی یک گروه از افراد است که به سازماندهی و اجرای یک نمایشگاه کمک می‌کنند. تیم‌های نمایشگاهی می‌توانند شامل افراد حرفه ای در زمینه‌های مختلف مانند بازاریابی، طراحی، روابط عمومی و تبلیغات باشند. همکاری آنها با یکدیگر منجر به ایجاد یک نمایشگاه موفق می‌شود که شامل برنامه‌ریزی روند نمایشگاه، هماهنگی ها و مدیریت ارتباط با حاضرین می‌شود.
چرا نیاز به تیم نمایشگاهی دارید؟
زمانی که شما در حال برنامه‌ریزی یک نمایشگاه هستید، اهمیت دارد که یک تیم از افراد حرفه‌ای برای کمک به شما در نمایشگاه حضور داشته باشند. تیم‌های نمایشگاهی ممکن است شامل برنامه‌ریزان، طراحان گرافیک، توسعه‌دهندگان وب، بازاریاب ها و موارد دیگر باشند. در زیر چند دلیل آورده شده است که چرا داشتن یک تیم نمایشگاهی اهمیت دارد:
- آنها می‌توانند به شما در برنامه‌ریزی نمایشگاه به شکل استراتژیک کمک کنند.
- آنها می‌توانند با یک طراحی جذاب، توجه را به محصولات شما جذب کنند و ظاهری زیبا به غرفه نمایشگاهی شما دهند.
- آنها می‌توانند بازاریابی غرفه نمایشگاهی شما را انجام دهند و توجه بازدیدکنندگان را به خود جلب کنند.
اگر تیم نمایشگاهی ندارید، در این صورت باید برای هر مرحله از فرآیند نمایشگاه، از ابتدا تا اجرا، افراد متخصص جداگانه استخدام کنید. این ممکن است هزینه‌بر و زمان‌بر باشد، بنابراین بهتر است از یک تیم نمایشگاهی استفاده کنید که می تواند با انجام تمام امور برای شما، در زمان و هزینه خود صرفه جویی کنید.
ویژگی های یک تیم نمایشگاهی
در هنگام برنامه‌ریزی برای شرکت در یک نمایشگاه بین المللی، اهمیت دارد که اندازه رویداد و نوع نمایشگاهی که می‌خواهید شرکت داشته باشید، را در نظر بگیرید. آیا شما برای اولین بار در حال شرکت در یک رویداد هستید یا به یک نمایشگاه بازگشته‌اید، همیشه ایده خوبی است که از یک تیم حرفه‌ای نمایشگاهی کمک بگیرید.
با شناسایی اهداف خد برای شرکت در نمایشگاه تجاری شروع کنید. نوع نمایشگاهی که می‌خواهید داشته باشید چیست؟ چند نفر از محصولات شما را مشاهده خواهند کرد؟ پس از پاسخ به این سوالات، شروع به جستجو کردن کنید.
هنگامی که نمایشگاه مناسب و تعداد بازدیدکنندگان آن را مشخص کردید، شروع به فکر کردن در مورد کسانی که مسئول غرفه نمایشگاهی شما خواهند بود بکنید. این افراد باید دارای ویژگی هایی باشند که بتوانند به حضور موفق شما در نمایشگاه کمک کنند؛ این ویژگی ها عبارتند از:
مهارت‌ها و تخصص
مهارت‌ها و تخصص‌های مورد نیاز برای را ارزیابی کنید. تیم شما باید از افراد با مهارت‌های ارتباطی قوی، دانش محصول و توانایی درگیری با مخاطبان متنوع تشکیل شده باشد. در نظر بگیرید که افرادی با تجربه در حوزه‌های فروش، بازاریابی و خدمات مشتری را در تیم خود جای دهید.
آموزش و آماده‌سازی
اطمینان حاصل کنید که تیم شما قبل از رویداد به طور مناسب آموزش دیده است و آماده شرکت در نمایشگاه است. این شامل آشنایی آنها با محصولات یا خدمات شما، آموزش نکات مهم مذاکره و راهنمایی در مورد نحوه برخورد و ارتباط با حضار می‌شود. تیمی که آماده باشند به احتمال زیاد تأثیر مثبتی خواهند گذاشت.
حرفه‌ای‌بودن و ظاهر افراد
ظاهر و حرفه‌ای‌بودن اعضای تیم شما بر روی برند شما تأثیر می‌گذارد. افرادی را انتخاب کنید که بتوانند خود ظاهری مناسب و مرتب دارند. می توانید از لباس فرم های یکسان برای اعضای تیم خود استفاده کنید که نام برند و رنگ برندتان را دارند.
هماهنگی تیم با یکدیگر
افرادی را انتخاب کنید که به عنوان یک تیم هماهنگ بتوانند کار کنند. اعضای تیم باید به صورت دوستانه با یکدیگر همکاری کنند تا به اهداف شما برسند. مهارت‌های ارتباطی و توانایی حمایت از یکدیگر در طول رویداد را در نظر بگیرید.
انعطاف و تطبیق‌پذیری
نمایشگاه ها می توانند محیطی شلوغ و پراسترس باشند و چالش های غیر منتظره ای پیش آید. به همین دلیل افرادی را انتخاب کنید که منعطف در شرایط مختلف و قادر به اندیشیدن سریع هستند. مدیریت بحران خوب افراد در مواجهه با وضعیت های غیرمنتظره برای حضور موفق در نمایشگاه یک امری حیاتی است.
با دقت در نظر گرفتن این عوامل، می‌توانید یک تیم نمایشگاهی را تشکیل دهید که با اهداف شما هماهنگ باشد و به موفقیت کلی شرکت شما در مشارکت در نمایشگاه کمک کند.
انواع نمایشگاه‌ها
در انتخاب یک تیم نمایشگاهی، از اندازه و بودجه تا سبک کاری ترجیحی، بسیاری از عوامل بررسی می‌شوند. در زیر برخی از متداول‌ترین انواع نمایشگاه‌ها را بررسی می‌کنیم: نمایشگاه‌های سنتی، نمایشگاه‌های تجاری، رویدادهای معرفی محصول، رویدادهای صنعتی و نمایشگاه‌های تخصصی.
نمایشگاه‌های سنتی
نمایشگاه‌های سنتی بزرگترین نوع نمایشگاه هستند و ممکن است شامل صدها یا حتی هزاران نمایش‌دهنده باشند. این نوع نمایشگاه‌ها معمولاً دو یا سه روز طول می‌کشند و تنوع گسترده‌ای از کسب و کارها را جذب می‌کنند.
یکی از مزایای اصلی نمایشگاه‌های سنتی اندازه بزرگ حضار است. نمایش‌دهندگان می‌توانند با تبلیغات هدفمند در نواحی خاصی از علاقه‌مندان تأثیرگذار باشند و معمولاً فضای کافی برای گسترش دارند.
یکی از معایب آنها این است که هزینه برگزاری آنها ممکن است گران باشد. سالن‌های بزرگ و نرخ حضور بالا مستلزم سرمایه‌گذاری قابل ملاحظه در امنیت، امکانات و مواد تبلیغاتی است.
نمایشگاه‌های تجاری
نمایشگاه‌های تجاری کوچکتر از نمایشگاه‌های سنتی هستند و معمولاً بیش از یک روز برگزار می‌شوند. آنها بر روی صنایع یا بازارهای خاص تمرکز دارند، بنابراین نمایش‌دهندگان بیشتر کنترلی بر روی محتوای نمایش خود دارند.
نمایشگاه‌های تجاری محبوبیت زیادی در بین استارتاپ‌ها دارند چرا که فرصت نمایش محصولات خود را بدون رقابت با شرکت‌های بزرگ ارائه می‌دهند.
رویدادهای معرفی محصول
در این نوع رویدادها، تاکید بر معرفی و فهم محصولات جدید و خدمات جدید است، معمولا برای کشف نوآوری ها و جلب توجه به محصولات جدید استفاده می شود.
مخاطبان این رویداد بیشتر عموم افراد علاقه مند به حوزه نمایشگاه و یا افراد متخصص آن حوزه هستند.
رویدادهای صنعتی
رویدادهای صنعتی به طور خاص بر روی صنایع یا بخش های خاص تمرکز دارند و معمولا برای اشتراک گذاری دانش و تجربیات صنعتی برگزار می شوند.
در این رویداد ها سخنرانیهای مختلف، کارگاه ه و گفتگوهای تخصصی برای تبادل نظر درباره چالش ها و فرصت ها برگزار می شود.
شرکت‌کنندگان اغلب افراد و کسب و کارهای فعال در همان صنعت یا بخش های مرتبط، محققان و افراد فنی هستند.
نمایشگاه‌های تخصصی
این نمایشگاه ها به طور معمول برروی یک صنعت یا حوزه خاص تمرکز دارند و هدف اصلی از برگزاری نمایشگاه های تخصصی برقراری ارتباط بین تولید کنندگان، تاجران و مصرف کنندگان در یک حوزه خاص است.
نمایشگاه تخصصی فرصت خوبی برای شرکت ها و مشاغل مرتبط با حوزه برگزاری نمایشگاه است تا محصولات و خدمات خود را به جامعه هدف خود معرفی کنند و در جلسات تجاری شرکت کنند.
اجرای تیم در یک نمایشگاه
تیم موفق یک نمایشگاه از یک گروه متنوع افراد تشکیل شده است که باهم هماهنگ شده‌اند تا یک تیم هماهنگ ایجاد کنند. ترکیب درست تیم بستگی به نیازهای خاص نمایشگاه دارد، اما برخی اصول عمومی وجود دارند که باید رعایت شوند.
در ابتدا و قبل از هر چیز، رهبر تیم باید توانایی اختصاص وظایف را داشته باشد. بدون رهبری، تیم تقسیم می‌شود و کیفیت کار کاهش می‌یابد. علاوه بر این، اعضای تیم نمایشگاه باید در حوزه‌های مربوطه خود مهارت داشته باشند: بازاریابی، طراحی گرافیک، توسعه وب، و غیره. وقتی هر عضو قادر به ارائه مهارت خود باشد، تیم به طور کلی می‌تواند به هم بپیوندد تا یک نمایشگاه موفق انجام شود.
عامل مهم دیگری که باید در نظر گرفته شود، ارتباطات است. ارتباطات خوب با اعضای تیم این امکان را می‌دهد که اهداف و پیشرفت یکدیگر را درک کنند. سرانجام، اهمیت دارد که تعادل سالمی بین کار و زندگی داشته باشیم؛ کار زیاد می‌تواند منجر به خستگی شود، در حالی که کار کم می‌تواند به سکون منجر شود. یک تیم چند جانبه قادر است این عوامل را تعادل بخشد و به موفقیت دست یابد.
پروموتر به فردی می گویند که کار تبلیغ و ترویج را انجام می دهد. وظیفه این فرد این است که برند خاصی را به بازدیدکنندگان معرفی کند و محصولات مختلف آن برند و ویژگی های خاص هر یک از آنان را نشان دهد و توضیح دهد و همچنین بتواند پاسخگوی پرسش های مشتریان باشد.
یک پروموتر نمایشگاه باید دارای مهارت های متفاوتی باشد. به عنوان مثال باید قادر به برقراری ارتباط با شخصیت های مختلف باشد، نیازهای مشتریان را درک کند، توانایی رهبری در تمامی شرایط را داشته باشد و همچنین آشنایی کامل با محصولات و خدمات ارائه شده در غرفه نمایشگاهی را داشته باشد.
در هر نمایشگاه افراد مختلفی در غرفه نیاز است مانند غرفه دار نمایشگاه، مهماندار نمایشگاه ( برای پذیرایی) و نیروی خدماتی ( برای نظافت و کمک).برای حضوری موفق در نمایشگاه حضور تمامی این افراد در غرفه نمایشگاهی واجب است به خصوص غرفه دار نمایشگاه که در پشت کانتر می ایستد و بیشترین ارتباط را با بازدیدکنندگان دارد.
